Reunirse menos y decidir más: cómo arreglar las reuniones

La queja sobre las reuniones es universal y casi siempre acierta en el síntoma y falla en el diagnóstico. El problema no suele ser que haya muchas: es que la mayoría no tienen una decisión que tomar.

La pregunta previa

Antes de convocar: ¿qué decisión sale de aquí?

Si la respuesta es «poner al día al equipo» o «ver cómo va», eso no necesita una reunión: necesita un mensaje escrito. Una actualización de estado en un documento se lee en tres minutos, cada uno cuando puede, y queda registrada.

Las reuniones son caras: una hora con seis personas son seis horas de trabajo. Merece la pena que produzcan algo que no se pueda producir de otra manera.

Lo que sí requiere reunión

• Decidir algo con varias opciones y desacuerdo.
• Resolver un conflicto o algo delicado que por escrito se malinterpreta.
• Generar ideas en grupo.
• Dar contexto complejo que necesita preguntas y respuestas.
• Cohesión de equipo, que es una función legítima si se reconoce como tal.

Antes

• Orden del día con los puntos y el tiempo de cada uno, enviado con antelación. Sin orden del día, no se convoca.
• El material previo, leído antes. Si se va a leer en la reunión, se manda antes y se empieza directamente por la discusión.
• Solo quien tiene algo que aportar o decidir. Invitar «por si acaso» es la forma más común de desperdiciar horas. Se puede enviar el resumen a quien solo necesita estar informado.
• Un responsable claro de conducirla.

Durante

• Empezar puntual aunque falte gente. Esperar cinco minutos por cortesía enseña que da igual llegar tarde.
• 30 minutos por defecto, no 60. El trabajo se expande hasta llenar el tiempo asignado.
• Alguien que corte las digresiones: «esto lo vemos aparte» y sigue.
• Aparcar lo que surja y no toca en una lista visible, en lugar de perseguirlo.
• Pedir la opinión de quien no ha hablado. Que alguien esté callado no significa que esté de acuerdo, y muchas veces tiene la objeción que importa.
• Cerrar cada punto diciendo en voz alta qué se ha decidido. Una parte enorme de los malentendidos posteriores nace de dar por hecho un acuerdo que nadie formuló.

Después

Un resumen breve, el mismo día, con tres cosas:

1. Qué se decidió.
2. Quién hace qué.
3. Para cuándo.

Una tarea sin nombre y sin fecha no existe. Es la parte más importante y la que más se omite.

Cómo proponer el cambio

Decir «hay demasiadas reuniones» no cambia nada y sienta mal. Lo que sí funciona es proponer algo concreto y acotado:

• «¿Probamos un mes a mandar el estado por escrito y dejamos la reunión solo para lo que haya que decidir?»
• «¿Ponemos 30 minutos por defecto y ampliamos si hace falta?»
• «¿Dejamos una tarde a la semana sin reuniones para todos?»

Presentarlo como una prueba con fecha de revisión reduce mucho la resistencia. Y llevar el dato ayuda: contar cuántas horas de reuniones tuvo el equipo el mes pasado suele ser más convincente que cualquier argumento.

Y las de treinta personas

Si en una reunión hay veinte asistentes y hablan tres, no es una reunión: es una presentación. Se puede grabar, o escribir, y liberar diecisiete agendas.