Reuniones que no sirven para nada: cómo detectarlas y qué proponer

El tiempo dedicado a reuniones ha crecido de forma sostenida en las dos últimas décadas, y la mayoría de los estudios sobre productividad coinciden en que una parte importante de ese tiempo no produce nada. La buena noticia es que las reuniones malas fallan casi siempre por los mismos motivos.

Las cuatro señales

No hay objetivo. Si nadie sabe decir en una frase para qué se convoca, no debería convocarse. «Ponernos al día» no es un objetivo: es un correo.

No hay orden del día. Sin puntos concretos, la reunión se llena de lo que a cada uno le preocupa y no se cierra nada.

Hay demasiada gente. A partir de siete u ocho personas, la participación real cae en picado: la mitad asiste sin hablar.

No sale ninguna decisión. Si al terminar nadie sabe quién hace qué y para cuándo, la reunión no ha ocurrido.

Qué proponer, sin señalar a nadie

Cambiar la cultura de reuniones de una empresa entera no está en tu mano. Cambiar las tuyas, sí.

Manda el objetivo por escrito al convocar. Una línea: «objetivo: decidir el proveedor». Es lo que más ordena, y no requiere permiso de nadie.

Pon orden del día con tiempos. Tres puntos, con minutos asignados. La gente se ajusta a lo que ve.

Invita a menos gente. Distingue entre quien decide, quien aporta y quien solo necesita enterarse. Los últimos no van: reciben el resumen.

Acorta por defecto. Convocar 25 o 50 minutos en lugar de 30 o 60 da margen entre reuniones y, curiosamente, se cumple: el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible.

Termina con el reparto en voz alta. «Entonces: tú esto para el jueves, yo aquello para el martes». Treinta segundos que evitan una reunión de seguimiento.

Lo que no necesita reunión

• Informar. Un correo o un mensaje lo hace mejor y cada uno lo lee cuando puede.
• Recopilar opiniones. Un documento compartido recoge más y mejor que una ronda de mesa donde hablan los tres de siempre.
• Actualizaciones de estado. Un tablero o un mensaje breve.

Sí necesitan reunión: decidir algo con desacuerdo, resolver un problema complejo, dar una noticia delicada, y todo lo que requiera negociar.

Cómo decirlo sin quedar mal

Preguntar antes de la reunión —«¿cuál es el objetivo, para llevarlo preparado?»— funciona muy bien: suena a interés, no a crítica, y muchas veces hace que quien convoca se dé cuenta de que no lo tenía claro.

Y para salir de una que no te corresponde: «¿me necesitáis para decidir algo o basta con que me paséis el resumen?». Se acepta con normalidad más veces de las que la gente cree.

Un apunte sobre las de vídeo

Cansan más que las presenciales, y está descrito: mirar caras en primer plano durante una hora exige un esfuerzo de atención que en persona no existe. Cámara opcional cuando no aporta, y descansos entre reuniones seguidas.

Una libreta al lado para anotar decisiones y compromisos, en lugar de fiarlo a la memoria, es lo que convierte una reunión en trabajo hecho.